作為一名檔案人,你應當知道的常識

發布時間:2017-05-24 16:46:11

中華民族曆史悠久,源遠流長,在這條浩瀚的曆史長河中,創造了大量絢爛的文明瑰寶。檔案作為承載這些文明的載體,記錄了真實的曆史,為後代人提供了參考和借鑒,具有非常重要的價值和意義。孟浩然有詩雲:人事有代謝,往來成古今。隨著時間長河的繼續奔湧,檔案仍在不斷產生和積累。現代各項社會實踐活動產生的檔案記錄,為國家經濟建設和文化建設等提供了可靠的依據,同時也造福於子孫後代。

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1. 什麽是檔案、檔案價值、檔案工作、檔案管理?

檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的曆史記錄。檔案價值是指檔案對國家機構、社會組織或個人的有用性。檔案工作是指管理檔案和檔案事業的活動。檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等活動。

2. 什麽是檔案行政管理部門、檔案室、檔案館?

檔案行政管理部門是指具有政府行政管理職能的檔案事業管理機構。檔案室是指國家機構、企事業單位或其他社會組織內部設置的集中管理本單位檔案的專門機構。檔案館是指集中管理特定範圍檔案的專門機構。

3. 什麽是收集、接收、征集?

收集是指檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關文獻的活動。接收是指檔案館、檔案室按照國家規定收存檔案的過程。征集是指檔案館按照國家規定征收散存檔案、散失檔案和其他有關文獻的活動。

4. 什麽是歸檔、移交?

歸檔是指辦理完畢且具有保存價值的文件經係統整理交檔案室或檔案館保存的過程。移交是指檔案室或檔案館等按照國家規定把檔案交給接收方檔案館保存的過程。

5. 什麽是寄存、捐贈、交換?

寄存是指檔案所有者在保持其法定所有權的情況下,將檔案存放在檔案館的行為。捐贈是指檔案所有者將檔案無償贈送給檔案館的行為。交換是指國家(地區)之間、檔案部門之間、檔案部門與其他部門之間按照法規或協定互換檔案和其他文獻的活動。

6. 什麽是案卷、立卷、卷內備考表、檔號?

案卷是指由互有聯係的若幹文件組合成的檔案保管單位。立卷是指將若幹文件按形成規律和有機聯係組成案卷的過程。卷內備考表是指卷內文件狀況的記錄單,排列在卷內文件之後。檔號是指以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

7. 什麽是檔案檢索、編目、檢索工具?

檔案檢索是指存儲和查找檔案信息的過程。檔案編目是指按照一定的規則進行檔案著錄並將條目組織成目錄的過程。檢索工具是指用於存儲、查找和報道檔案信息的係統化文字描述工具,是目錄、索引、指南等的統稱

8. 什麽是索引、文號索引、人名索引、地名索引?

索引是指指明檔案或目錄的某種特征,以—定次序編排並注明相應出處的檔案檢索工具。文號索引是指指明文件編號及相應檔號,以一定次序編排而成的一種檔案索引。人名索引是指指明人名及相應檔號以一定次序編排而成的一種檔案索引。地名索引是指指明地名及相應檔號,以一定次序編排而成的一種檔案索引。

9. 什麽是檔案證明、檔案展覽、閱覽室?

檔案證明是指依據檔案的記載出具的憑證性文件。檔案展覽是指按一定主題展示檔案的活動。閱覽室是指檔案館、檔案室內供利用者閱覽檔案的專門場所。

10. 什麽是密級、降密、解密?

密級是指檔案文件保密程度的等級。降密是指降低檔案文件的原有保密等級。解密是指解除已失去保密價值檔案文件的保密限製。